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Simplificar el diseño de estrategias de continuidad del negocio

¿Cómo podemos trabajar con nuestros colegas para identificar e implementar Estrategias y Soluciones de Continuidad del Negocio (BCSS por sus siglas en inglés)?

Una de las principales preocupaciones de muchos profesionales es no contar con el tiempo o los recursos suficientes para realizar su trabajo en el tiempo requerido o al nivel de calidad que deben cumplir.

Si como Gerente de Continuidad del Negocio pedimos ayuda a nuestros colegas para actualizar un plan de 30 páginas o una tabla BIA, no siempre seremos bienvenidos. ¿Le suena familiar?

Entendemos que para ayudar a nuestros colegas a convertirse en parte activa de la Continuidad del Negocio, es posible que necesitemos simplificar la forma en que hacemos continuidad, especialmente cuando se trata de diseñar las Estrategias y Soluciones de Continuidad del Negocio (BCSS, por sus siglas en ingles). Al hacer eso, construiremos un vínculo más fuerte con y entre todas las áreas cuando se trata de recuperación, incluso las más resistentes.

¿Qué son las BCSS? Representan opciones, procedimientos o activos alternativos, soluciones (digitales o técnicas), etc., que nos permiten recuperar hasta cierto punto (del 1 al 100%) nuestro servicio.

Primero, digamos que nadie es más competente que el dueño del proceso o el activo para determinar las BCSS. Como gerente de continuidad del negocio, somos un soporte en todas las áreas, y brindamos principalmente la metodología. Por eso es tan importante crear cultura porque necesitamos transmitirla a nuestros compañeros para mejorar la capacidad de recuperación de toda la organización.

Aun así requiere tiempo, y siempre necesitaremos al principio, y al menos, un taller.

Hablemos del taller.

Para prepararnos, debemos tener la información que necesitamos para diseñar las BCSS. Algunos usan el BIA, otros lo hacen de manera diferente. Pero debemos conocer por lo menos los detalles del proceso, las ubicaciones, los requisitos y los entregables. Por lo tanto, hagan su debida diligencia sobre lo que los equipos están haciendo, cómo, dónde, quién y cuándo antes de reunirse con ellos.

Definan una plantilla simple en una tabla o cualquier herramienta que desee, para identificar y detallar las BCSS. Debe contener al menos las siguientes columnas:

Activo (Equipo, proceso, personas, proveedor, datos o sistema); Detalles de la configuración existente; Tipo de BCSS (activo / activo, activo / pasivo, repuesto, plan, soluciones técnicas, etc.); Descripción del BCSS; Riesgo y requisitos; Rango de tiempo estimado para la recuperación (no creo firmemente en nuestras estimaciones, pero los ejecutivos siempre necesitan un rango “para comprarlo”, así que estímelo y recuérdeles que el rango es cuando ocurre una situación clásica en un entorno clásico, que también ser un buen desafío para definir, confía en mí); Duración de la implementación; y quizás la información más importante de todas: el costo total de propiedad (TCO).

Si lo detalló suficientemente bien, es posible que ya vea un primer borrador del plan de continuidad del negocio o de la solución. Y ese es uno de los puntos clave de esta etapa.

No siempre tenemos que pensar en la “gran y milagrosa” solución. Puede ser una BCSS rápida, fácil de definir e implementar ¡y gratuita!

El objetivo del taller es hacer entender a los equipos el objetivo (recuperación de sus operaciones), la metodología y que pueden hacerlo por su cuenta. Este es un ejercicio de sentido común muy natural que hacemos en nuestra vida diaria para muchas de nuestras actividades.

Hagámoslo fácil también con sus responsabilidades profesionales. Al liderar ese tipo de ejercicio, podemos crear un reflejo natural con nuestros compañeros y ayudarles a detallar estas BCSS, y pedirnos nuestro apoyo para poner el toque final. Una estrategia rápida, fácil de definir, fácil de implementar y gratuita debe ser siempre nuestro primer objetivo.

Recuerda cuando se trata de defender presupuesto, alto nivel y soluciones más complicadas, tendremos mucho más apoyo y confianza de todos si ya hemos implementado este tipo de estrategias. ¡Porque saben que lo que hacemos funciona!

Gestión de Crisis y Continuidad de Negocios, una relación crítica y necesaria

Normalmente y en la actualidad, los modelos de continuidad de negocio como las comunicaciones en crisis, nos han sido presentados como una línea fuerte de respuesta a los difíciles y cada vez más complicados escenarios a los que se puede ver enfrentada una organización.

Es así como las empresas ante eventos riesgosos, buscan permanentemente el asegurar y poder confiar su recuperación y continuidad futura en estas dos líneas de acción. Pero ¿será esto lo que realmente apoyará y permitirá la sobrevivencia de la empresa en el futuro? Los invito a reflexionar y revisar esto.

Como parte de nuestra experiencia en el asesorar a diversas empresas en distintas industrias, nos hemos encontrado siempre con un factor que es muy común, y que viene de la antigua manera de cómo las organizaciones enfrentaban su modelo de negocio, y que tiene relación con la cultura de los procesos, la prevención y la seguridad,  y del cómo han ido creciendo y posicionándose como una metodología a desarrollar como parte de una productividad segura.

Pues bien, lo anterior ha permitido y facilitado el desarrollo y la integración de planificación relacionada a la seguridad y a los protocolos de respuesta ante emergencias, los cuales son tremendamente útiles, pero no alcanzan su mayor potencial debido a que no se encuentran integrados a un plan mayor, e incluso la mayoría de las veces no se encuentran estandarizados incluso dentro de la misma organización.

Por otra parte, tenemos el modelo de continuidad de negocios con su BIA, RIA, RTO, RPO,  y otros parámetros de medición, que se focalizan directamente en los procesos más críticos de  cada área con una mirada dirigida hacia el core del negocio.

Ahora, adicionalmente, vemos incorporados en algunos casos, un Manual de Crisis Corporativo y un Plan de Comunicaciones, lo cual agrega valor al modelo de respuesta, siempre y cuando todo lo comentado en los últimos tres párrafos, y se encuentren integrados y coordinados, de manera tal de poder generar una respuesta ante un evento de manera eficiente, amplia y con alcance a todas las variables que se deben considerar cuando enfrentamos una crisis.

Por eso se hace necesario plantear una interrogante que nos permita descubrir la magia para ordenar todo lo anterior y que siempre ha sido tema de debate con distintos exponentes de continuidad de negocios. ¿Cómo generar valor entre la Continuidad de Negocios y la Gestión y el Manejo de las Crisis?

Cuando estamos integrados y el liderazgo lo tiene el Comité de Crisis, implica que tanto los planes de respuesta a emergencias, los planes de continuidad de negocios, y en resumen, la Planificación de Crisis, se encuentra operando de manera conjunta, una mirando el evento, otra mirando y recuperando los procesos y el liderazgo visualizando la continuidad del negocio.

Lo indicado debe estar siempre en la mirada del Líder debiendo además considerar entre otras las siguientes variables tales como, víctimas, familiares, comunicación interna, asignación de recursos, regulación laboral,  legalidad, stakeholders, etc.

Los progresos deben estar monitoreados a través de indicadores que permitan evaluar el avance y desarrollo de la crisis para poder identificar en qué etapa de esta nos encontramos

Es por esto, que la generación de valor al integrar un modelo de continuidad de negocios con la gestión y el manejo de crisis, nos permitirá tener una mirada integralmente amplia y holística de la real magnitud de lo que enfrentamos y de la metodología y orden en que iremos recuperando la normalidad.

Por lo tanto y a modo de sugerencia, es altamente recomendable el integrar ambas dimensiones, desarrollando un modelo de gestión desde el centro de la organización, incorporando en éste, el conocimiento de sus riesgos y el nivel de aversión de ésta hacia ellos.

Por: Ramiro Castro

La medusa negra, el momentum y el Gran Reinicio

En un entorno cambiante donde estamos buscando reinventar, responder y redefinir es importante entender nuestra realidad, la cual nos invita a tener en cuenta el riesgo sistémico el cual dentro del bestiario VUCA podría ser equivalente a la medusa negra, interconectando sucesos que pueden provocar un acontecimiento a gran escala, sin embargo ¿cuál es el rol de medusa en el ecosistema marino? Es una reguladora del ecosistema, lo que nos invita a reflexionar ¿Qué estamos invitados a regular?.

El riesgo sistémico se configura con un propósito, y “nos encontramos ante un panorama mundial desconocido para todos en el que se hace necesario reconfigurar las fichas del rompecabezas para adaptarse”, observamos como este se materializa en diferentes industrias generando nuevos y diversos impactos, invitándonos a fortalecer la forma en la que gestionamos nuestros riesgos, incorporando esta gestión dentro de nuestro ADN organizacional como una de las actividades fundamentales para nuestra Competitividad Sostenible. 

El momento nos invita a hacerlo y estamos todos prestos a entregar aquello que es necesario para que así sea, quienes actualmente nos encontramos activos laboralmente hemos tenido un aumento exponencial en nuestras jornadas y compromisos, procurando contener el impacto de la crisis y mantener una estabilidad económica que nos permita seguir siendo participativos en nuestras economías, esto ha sido así hasta ahora y la gran pregunta es ¿cómo mantener el momentum?.

Así que nuevamente nos encontramos con la física, y dentro de ella las leyes del movimiento de Newton, las cuales aplican perfectamente para este análisis, el impulso que le damos a nuestros equipos de trabajo como líderes o integrantes de los mismos nos permite mantener las actividades que desarrollamos actualmente ya que “es muy importante que las organizaciones reconozcan al ser humano como el pilar fundamental de su éxito y más aún de su reconocimiento y permanencia en el mercado“, la empatía y el establecimiento de canales de comunicación adecuados con nuestros equipos de trabajo nos permite servirles, estar atentos a sus necesidades y reconocerles su compromiso, lo que será fundamental para conservar esa fuerza tan necesaria para el Gran Reinicio.

Este Gran Reinicio nace como resultado de una situación que ha generado una crisis a nivel mundial y “las crisis graves favorecen la introspección y fomentan el potencial para la transformación”, por lo que sin duda nos llevará a construir de manera global un nuevo sistema económico y social, así como a desarrollar las habilidades para afrontar los retos que nos plantea el futuro.

En un entorno cambiante donde estamos buscando reinventar, responder y redefinir es importante entender nuestra realidad, la cual nos invita a tener en cuenta el riesgo sistémico el cual dentro del bestiario VUCA podría ser equivalente a la medusa negra, interconectando sucesos que pueden provocar un acontecimiento a gran escala, sin embargo ¿cuál es el rol de medusa en el ecosistema marino? Es una reguladora del ecosistema, lo que nos invita a reflexionar ¿Qué estamos invitados a regular?.

El riesgo sistémico se configura con un propósito, y “nos encontramos ante un panorama mundial desconocido para todos en el que se hace necesario reconfigurar las fichas del rompecabezas para adaptarse”, observamos como este se materializa en diferentes industrias generando nuevos y diversos impactos, invitándonos a fortalecer la forma en la que gestionamos nuestros riesgos, incorporando esta gestión dentro de nuestro ADN organizacional como una de las actividades fundamentales para nuestra Competitividad Sostenible. 

El momento nos invita a hacerlo y estamos todos prestos a entregar aquello que es necesario para que así sea, quienes actualmente nos encontramos activos laboralmente hemos tenido un aumento exponencial en nuestras jornadas y compromisos, procurando contener el impacto de la crisis y mantener una estabilidad económica que nos permita seguir siendo participativos en nuestras economías, esto ha sido así hasta ahora y la gran pregunta es ¿cómo mantener el momentum?.

Así que nuevamente nos encontramos con la física, y dentro de ella las leyes del movimiento de Newton, las cuales aplican perfectamente para este análisis, el impulso que le damos a nuestros equipos de trabajo como líderes o integrantes de los mismos nos permite mantener las actividades que desarrollamos actualmente ya que “es muy importante que las organizaciones reconozcan al ser humano como el pilar fundamental de su éxito y más aún de su reconocimiento y permanencia en el mercado“, la empatía y el establecimiento de canales de comunicación adecuados con nuestros equipos de trabajo nos permite servirles, estar atentos a sus necesidades y reconocerles su compromiso, lo que será fundamental para conservar esa fuerza tan necesaria para el Gran Reinicio.

Este Gran Reinicio nace como resultado de una situación que ha generado una crisis a nivel mundial y “las crisis graves favorecen la introspección y fomentan el potencial para la transformación”, por lo que sin duda nos llevará a construir de manera global un nuevo sistema económico y social, así como a desarrollar las habilidades para afrontar los retos que nos plantea el futuro.

De acuerdo con el WEF  los temas que estarán liderando ese Gran Reinicio se centran en la capacidad que tenemos para adoptar la oportunidad que nos brinda la 4ta. Revolución Industrial, por ejemplo identificando la manera en que podemos digitalizar nuestro negocio, algunos con mayores retos que otros; fortalecer el desarrollo regional brindándonos a  los países con una balanza comercial influenciada por los commodities la oportunidad de modelar nuestros hábitos de exportación, generando servicios para los cuales los límites se encuentran dentro de nuestra misma capacidad de reinventarnos. Las oportunidades ya planteadas y rentabilizadas de la globalización se fortalecerán a través de una cooperación global como lo hemos visto hasta ahora, lo que es vital cuando de respuesta y recuperación se trata; crearemos nuevas oportunidades y estas serán rentables en la medida en que incentivemos el desarrollo de modelos de negocios que desde el mismo diseño de la propuesta de valor incluyan elementos asociados con la resiliencia organizacional y la competitividad sostenible, lo que quiere decir que dentro de nuestra planeación y en el desarrollo de nuestra misión contemplaremos la salud del medio ambiente, el rediseño de contratos sociales, habilidades y empleos, para finalmente dar forma a la recuperación económica que nuestras economías necesitan.

Nuestra capacidad como sociedad de tener un efecto rebote que nos permita: fortalecernos como individuos, generar modelos de negocio más comprometidos con el desarrollo de su ecosistema empresarial, así como contar con líderes privados y públicos más conscientes de su rol frente al crecimiento de sus pares, solo estará limitada por nuestra voluntad de ser parte de este cambio, y esta sería la última reflexión de esta entrega ¿qué voluntad tenemos para hacer que ese rebote se de? ¿si tuvieran la oportunidad de ser protagonistas de este rebote, qué rol les gustaría jugar?. Gracias por leernos, los invitamos a que nos sigan acompañando en este camino a la Competitividad Sostenible a través de sus diferentes vertientes, servirles a ustedes es nuestra principal motivación.

Por: Ana María Corrales Estrada